Meetings, die wirken – mit KI zu mehr Struktur, Tempo und Ergebnissen Neu

Ausgangspunkt: Meetingrealität und Verbesserungspotenzial

• strukturierte Analyse typischer Besprechungs- und Workshopformate der Teilnehmenden
• Betrachtung von Zeitverlusten, Unklarheiten in Zielsetzung und Rollen, Dokumentationsaufwand sowie Medienbrüche
• KI als Instrument zur Prozessverbesserung
• Erhöhung von Entscheidungs- und Ergebnisqualität

KI-Nutzung und Entwicklung eines individuellen KI-Assistenten

• Unterstützung bei der Zielklärung, Agenda-Entwicklung, Rollenklärung, Meeting-Dramaturgie und im Erwartungsmanagement
• Definition typischer Anwendungsfälle aus der eigenen Organisation und Übersetzung in wiederverwendbare Prompt-Strukturen
• Copilot-Anwendungen in der Microsoftumgebung
• Standardisierung von Routine-Prozesse
• Praxistests weiterer geeigneter KI-Tools hinsichtlich Nutzen, Integrationsfähigkeit und Datenschutz
• Konzeption und schrittweise Entwicklung individueller, auf den beruflichen Kontext zugeschnittener KI-Assistenten

KI als Unterstützung in der Meeting-Durchführung

• Simulierte Meetingprozesse
• schnellere Strukturierung von Beiträgen
• Priorisierung von Ergebnissen
• Perspektivwechsel und Verdichtung komplexer Diskussionen
• Souveräne, kontrollierte und verantwortungsvolle Nutzung von KI-Anwendungen

Intelligente Nachbereitung und Wissenssicherung

• Systematische Entlastung bei Dokumentation und Follow-ups
• Protokollerstellung
• Maßnahmenpläne
• Entscheidungszusammenfassungen
• Strukturierte Ablage

Datenschutz, Governance und Akzeptanz

• Rahmenbedingungen im öffentlichen Kontext
• Transparenz gegenüber Meetingteilnehmern/-innen
• Umgang mit sensiblen Inhalten
• Organisatorische Leitplanken
• Verantwortungsbewusste Implementierung
• Handlungssicherheit im Spannungsfeld zwischen Effizienzgewinn und regulatorischen Anforderungen

Transfer in die eigene Praxis

• Entwicklung konkreter Umsetzungsschritte
• Priorisierung von Anwendungsfeldern mit hohem Entlastungspotenzial
• Definition von Pilotformaten für den Einsatz der KI-Assistenten im eigenen Arbeitsbereich

Online-Vertiefung (2 Stunden)

• Reflexion erster Praxiserfahrungen mit dem entwickelten KI-Assistenten
• Analyse konkreter Anwendungsfälle
• Reflexion von Herausforderungen bei Integration, Akzeptanz oder Datenschutz
• Ergänzung von ausgewählten Funktionen – insbesondere im Microsoft-Umfeld – Vertiefung und Optimierung.
• Stabilisierung des Transfers und gezielte Weiterentwicklung individueller Mehrwertszenarien